Faccio una premessa importante: se un progettista è serio nel suo lavoro, non vi dirà che una richiesta per un bando si scrive in dieci giorni e nemmeno in un mese. Che cerchi di fare del suo meglio per accontentarvi se ha pochi giorni a disposizione è una cosa, che quello sia il modo corretto di operare, per lui e anche per voi, no. Soprattutto se non avete nemmeno un canovaccio di progetto da cui partire. Talvolta, io lo faccio, è più etico e professionale declinare la collaborazione, che alimentare l’aspettativa di un buon risultato sapendo che i tempi espongono al rischio di una figuraccia per noi e per l’organizzazione stessa di fronte all’ente che sovvenziona.
Ma come spiegare alle associazioni il valore del tempo per la scrittura di una richiesta a bando e, all’interno di questa, il peso di ciascuna azione per arrivare all’inoltro della domanda? Ci ho provato con un evergreen delle infografiche: la torta! Per l’occasione trasformata in grant cake!
Non si tratta di una rivisitazione del ciclo di progetto, ma di una semplice bussola per capire come bilanciare e su quali attività il tempo che abbiamo a disposizione per costruire la domanda di contributo. Perché non tutte le attività hanno, appunto come gli ingredienti della nostra torta, ugual peso e ugual densità.
Andiamo quindi per ordine:
15% lettura e studio del bando. Così tanto penserete. Eh già, leggere e capire se abbiamo i requisiti di accesso, cosa sarà necessario e se abbiamo ben chiaro gli obiettivi del bando è un passaggio propedeutico che ci indirizza poi verso una corretta interpretazione e idea di progetto;
15% idea di progetto. E qui, se non abbiamo UN progetto già identificato, la mente comincia a vagare, a immaginare, a superare la barriera del suono…fino a che ritorna coi piedi per terra. Si chiama brainstorming e se non è ben guidato da un capo-progetto, rischia di incagliare oltre il dovuto l’organizzazione per mancanza di concretezza e trascinarsi per tutto il tempo che ci divide dalla scadenza del bando facendoci tralasciare le fasi successive. Richiede tempo e decantazione, ma alla fine ricordiamoci che l’idea deve essere una, semplice, fattibile. Tutto dentro al bando non ci può stare;
15% conoscenza e familiarità con la piattaforma online. Eccola qui in tutto il suo splendore, la grande sottovalutata dei bandi. Efficiente e chiara in tutte le sue sezioni…in realtà nasconde alcune insidie che nel testo del bando non sono così evidenti (accreditamento, documenti obbligatori, voci di compilazione, FAQ!). Consiglio di imparare a utilizzarla quanto prima, ancora prima di pensare al progetto;
25% partnership. La “spada di Damocle” cui ormai dobbiamo sempre più spesso abituarci. Non fraintendetemi, la collaborazione tra più soggetti di un territorio rende un progetto vivace, arricchito delle esperienze di tutti e capace davvero di generare cambiamento, ma dobbiamo essere sinceri che trovare degli enti partner è un po’ meno semplice, soprattutto se non abbiamo grande esperienza in merito. Quando poi si tratta di grandi bandi talvolta arriviamo a “rubarci” a vicenda i soggetti più attrattivi e attivi scatenando confusione, approssimazione e anche qualche conflittualità. Le partnership richiedono quindi molta cura, tempo per essere costruite, molta chiarezza di obiettivi, una grande attenzione da parte del soggetto capofila per guardare verso la stessa meta e favorire l’adesione (per es. cominciando a predisporre i documenti di adesione alla partnership);
14% stesura del progetto. Se tutti le fasi precedenti sono state ben approfondite e declinate, la costruzione del progetto e la scrittura dei contenuti richiede meno tempo di quello che solitamente dedichiamo a questa fase. Anzi, spesso prima di tutto il resto, partiamo dal compilare le caselle a zig-zag inserendo le informazioni che abbiamo e lasciando “al dopo” le cose più toste. Nulla di peggio, perché sprechiamo un sacco di tempo e alla lettura conclusiva il testo finale apparirà slegato e talvolta non coerente. Prima di mettersi a scrivere quindi cerchiamo di avere chiari tutti i passaggi logici, le fasi di progetto e tutte gli aspetti fondamentali e poi iniziamo a mettere giù il testo;
10% budget. Per favore…basta numeri a caso, il pressappoco inserito la sera prima della scadenza! Sono passati gli anni in cui questo sistema aveva una benché minima prospettiva di passare inosservato. Alcune voci saranno solo stimate e ci sta, ma è importante imparare a dettagliare per due ragioni: la prima è che la stima corretta dei costi evita di esporvi al rischio di dover poi colmare eccessi di spesa non calcolata con i fondi dell’associazione; il secondo è che dimostrate che il progetto è stato davvero studiato nei dettagli e ben calibrato può solo farvi fare bella figura;
5% controllo finale. Sì, lui, quello che “ma tanto non serve, è tutto ok”. Sul serio, fatelo il ricontrollo di ciò che avete scritto (controllo ortografico, disposizione del testo, doppie fuori posto, etc.) e degli allegati (fatevi un bel elenco a parte di tutto ciò che volete inserire, perché ricordate che la piattaforma vi rammenta se mancano gli allegati obbligatori, ma per tutti gli altri è vostra responsabilità). Se proprio vi avanza un po’ di tempo, fate leggere il progetto a una persona esterna per valutare se vi è sfuggito qualcosa e se è tutto chiaro;
1% invio. E qui il pensiero che ci attraversa la mente è “taglio il filo blu o quello rosso”? Clicco o no? Non è che mi è sfuggito qualcosa? Qui diciamo che le energie sono più dovute alla crisi d’ansia che alla complessità del click…l’unico consiglio qui è di prestare attenzione all’orario di chiusura dell’invio, perché non necessariamente c’è l’intera giornata a disposizione.
So che possono sembrare un po’ tutte banalità o azioni abbastanza intuitive, ma fidatevi che il processo non è poi così automatico, neanche per le organizzazioni di lungo corso. Soprattutto ricordate che il vostro più prezioso alleato è il tempo; ottimizzatelo seguendo questi semplici passi e partite con il maggior anticipo possibile e arriverete sereni al momento dell’invio.